هر مدیر برای مدیریت تنها یک پروژه، باید فعالیت‌های مختلفی را برنامهریزی کند، کارها و فعالیت‌های موجود را به افراد تیم محول کرده و با بررسی موعد تحویل پروژه و در نظر داشتن منابع در دسترس، فرآیند تحویل پروژه را مدیریت کند. انجام همه این کارها با توجه به تعداد پروژه‌های هر سازمان، به‌صورت تصاعدی بیشتر و البته سخت‌تر می‌شود. انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه به هدف تسهیل همین فرآیندها، به‌وجود آمده‌اند. با ما باشید که در این مطلب، انواع نرمافزارهای مدیریت پروژه آنلاین را با هم بررسی کنیم و مزایا و معایب هر کدام را با هم مرور نماییم.
چرا برنامهریزی و مدیریت در انواع پروژه‌ها مهم است؟
تصور کنید که یک پروژه نسبتا کوچک وجود دارد که باید با کمک 10 نفر از نیروهای سازمان اجرا شود. مدیر آن پروژه باید با توجه به تخصص هر فرد، کارهای متنوعی به او محول کند. خروجی فعالیت‌های انجام شده توسط هر کدام از افراد حاضر در پروژه را جمع‌آوری کند، از میزان کیفیت و کارایی خروجی‌ها اطمینان حاصل کرده و در نهایت با برنامهریزی دقیق، همه این بخش‌ها را در کنار هم قرار دهد تا در موعد مقرر، پروژه را تحویل دهد.
انجام همه این مراحل در هر پروژه بدون برنامهریزی دقیق و کامل، بسیار سخت و یا حتی غیرممکن است. حالا تصور کنید که یک مدیر پروژه در یک سازمان متوسط یا بزرگ، چندین پروژه داشته باشد. انجام تمام این مراحل برای هر کدام از این پروژه‌ها و هماهنگ‌کردن نیروهای مجموعه بدون یک برنامهریزی دقیق، احتمال شکست را به‌شکل قابل توجهی افزایش خواهد داد. به همین خاطر، برنامهریزی اجرای بخش‌های مختلف هر پروژه و مدیریت پروژه‌های بر اساس آن برنامهریزی، یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های هر پروژه است که بدون آن، احتمال موفقیت لحظه به لحظه کمتر خواهد شد.
این برنامهریزی و زمانبندی، علاوه بر پروژه‌های کوچک و بزرگ در سازمان‌ها، می‌تواند اجرای کارهای روزانه را نیز تسهیل کند. در مطلب «نرم‌افزار مدیریت کارهای روزانه»، دلایل این موضوع و البته انواع نرمافزارهای مناسب برای برنامهریزی کارهای روزانه را با هم مرور کردیم که می‌توانید پیش از ادامه این مقاله، آن مطلب را هم ببینید.
چرا نرمافزارهای مدیریت پروژه به وجود آمده‌اند؟
در حالت سنتی و قدیمی، مدیران پروژه از انواع وایت‌بردها، نت‌های رنگی، یادداشت‌های کوچک و بزرگ و جدول‌های زمانبندی استفاده می‌کردند. در آن شرایط، اغلب اوقات در گوشه‌گوشه دفاتر، پرسش‌های دائم و تکراری، به گوش می‌رسید و مدیر پروژه، باید مدام از تک‌تک افراد حاضر در مجموعه نسبت به کارهای اجرا شده، در دست اجرا و هنوز اجرا نشده، پرس‌وجو می‌کرد.
با پیشرفت تکنولوژی و تغییر سیستم‌های قدیمی، سیستم سنتی برنامهریزی برای مدیریت پروژه‌ها هم تحت تاثیر قرار گرفت. نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین، به‌راحتی و تنها با چند کلیک، وظایف هر فرد، موعد تحویل فعالیت‌ها، نکات مهم و اصلی اجرای هر فعالیت و دیگر موارد اصلی و مهم را در یک فضای جامع و دقیق، در اختیار تمام اعضای حاضر در یک پروژه قرار می‌دهند. تسهیل اجرای بخش‌های مختلف پروژه و مدیریت سریع‌تر و راحت‌تر آن‌ها، دلیل اصلی ایجاد انواع نرم افزار مدیریت پروژه است.
مهم‌ترین مزایای استفاده از نرمافزارهای مدیریت پروژه
استفاده از این نرم‌افزارها، چالش‌های مدیریت فعالیت‌های اجرا شده را کاهش می‌دهد. میزان بهره‌وری افراد را بیشتر می‌کند و با افزایش سرعت اجرای بخش‌های مختلف پروژه، احتمال موفقیت و پیشرفت پروژه را بالاتر خواهد برد. همه این موارد به دلیل مزیت‌های فوق‌العاده انواع نرم افزار مدیریت پروژه رخ می‌دهد. در ادامه، برخی از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه را با هم بررسی خواهیم کرد:
بهبود برنامهریزی و زمانبندی
برای موفقیت در یک پروژه، برنامهریزی باید از همان لحظات اولیه کار شروع شود. با کمک انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین یا آفلاین، فرآیند بررسی منابع، تخصیص وظایف، تعیین موعد تحویل هر بخش از کار و در نهایت مدیریت فعالیت‌ها، بسیار راحت‌تر می‌شود.
هماهنگی بهتر و بیشتر بین افراد حاضر در یک پروژه
در اغلب پروژه‌ها، افراد مختلفی از سازمان‌های گوناگونی باید با هم همکاری کنند. در حالت سنتی، امکان هماهنگی بین سازمان‌ها و افراد مختلف، اصلا کار راحتی نبود و همین عدم هماهنگی، باعث تاخیر در اجرای پروژه‌ها می‌شد. در حال حاضر و با کمک انواع نرم افزار مدیریت پروژه، از وقوع این تاخیرهای ناخواسته جلوگیری می‌شود، افراد تیم به‌راحتی می‌توانند با هم ارتباط برقرار کنند و همه مدیران اصلی و حتی اعضای ارشد، به‌راحتی و تنها با چند کلیک می‌توانند از میزان پیشرفت پروژه، میزان کارهای انجام شده و کارهای باقیمانده، مطلع شوند.
فراهمشدن امکان دورکاری
با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه، اعضای تیم نیازی به حضور فیزیکی در یک مکان خاص ندارند. در حال حاضر افراد حاضر در یک پروژه می‌توانند در شهرها یا حتی کشورهای گوناگون حضور داشته باشند و تنها در زمان مقرر، تسک‌های محول‌شده را تحویل دهند. با وجود چنین نرم‌افزارهایی، مدیریت از راه دور به یک کار بسیار ساده و راحت تبدیل شده است و این امکان در اختیار مدیران قرار گرفته که در کوتاه‌ترین زمان ممکن، فعالیت افراد تیم خود را نظارت کنند.
بهبود فرآیند تخصیص وظایف
یکی از فعالیت‌های سخت برای اغلب مدیران این است که با توجه به میزان کارهای محول شده به هر فرد، میزان تخصص اعضای تیم و تعداد کارهای فعلی هر کدام از نیروهای حاضر در پروژه، تسک‌های مختلف را به اعضای تیم‌شان تخصیص دهند. با وجود نرم افزارهای مدیریت پروژه، مدیران می‌توانند تعداد کارهای انجام شده، تعداد کارهای فعلی و البته تعداد کارهای بعدی هر کدام از نیروهای سازمان را به‌راحتی بررسی کنند و با توجه به اولویت‌های اجرای هر فعالیت، کارها را بین نیروها تقسیم کنند.
فرآیند سریع‌تر و راحت‌تر اشتراک‌گذری فایل‌ها و منابع
به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اسناد مهم، یکی از مهم‌ترین بخش‌های اجرای هر پروژه است. در فضای نرم افزارهای مدیریت پروژه، همه اعضای تیم به‌راحتی می‌توانند فایل‌ها را با هم به‌اشتراک بگذارند و نظرات خود را برای دیگر افراد تیم، ثبت کنند. از سوی دیگر، فعالیت هر کدام از افراد تیم و تغییرات انجام شده توسط هر فرد بر روی هر فایل، ثبت می‌شود و این موضوع، میزان شفافیت نحوه اجرای هر پروژه را افزایش خواهد داد.
تسهیل فرآیند افزوده شدن اعضای جدید به تیم‌ها
در اغلب موارد و در حالت سنتی، افزوده شدن افراد جدید به تیم می‌توانست تاریخ تحویل پروژه را به‌تعویق بیندازد. در حال حاضر و با کمک نرمافزارهای متنوع مدیریت پروژه، افراد جدید به‌سرعت می‌توانند میزان پیشرفت پروژه، کارهای انجام شده و کارهای باقیمانده را در یک محیط جامع بررسی کنند و خیلی سریع‌تر به فرآیند اجرای پروژه، بپیوندند.
کاهش نقاط ریسک اجرای پروژه
با وجود این نرم‌افزارها، مدیران پروژه به‌سرعت می‌توانند نقاط ریسک را بررسی کنند. در نتیجه پیش از نزدیک شدن به بخش‌های خطرآفرین، با تخصیص منابع درست و در نظر گرفتن میزان کاری بیشتر، از تاخیر در اجرای پروژه جلوگیری نمایند. ریسک را کاهش دهند و پروژه‌ها را به‌بهترین شکل ممکن، مدیریت کنند.
مدیریت بودجه و افزایش بهره‌وری
با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه، مدیران می‌توانند همه منابع خود را از مالی تا انسانی، به شکل موثرتری مدیریت کنند. از طرف دیگر، با داشتن یک دید جامع به همه جزئیات اجرای پروژه، امکان تصمیم‌گیری بهینه و موثر نیز افزایش یافته و میزان بهره‌وری نیروها نیز افزایش پیدا می‌کند.
انواع نرمافزارهای مدیریت پروژه خارجی
نرمافزارهای مختلفی برای مدیریت پروژه‌ها وجود دارند که در این بخش، برخی از مهم‌ترین نرمافزارهای بین‌المللی مدیریت پروژه را با هم بررسی خواهیم کرد:
Click Up
نرم افزار مدیریت پروژه Click Up، علاوه بر همه قابلیت‌هایی که از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه انتظار می‌رود، مزیت‌های فوق‌العاده دیگری هم‌چون عرضه انواع قالب‌های پیش‌فرض و ارائه قابلیت‌های اختصاصی برای توسعه نرمافزارهای چابک را هم در اختیار کاربران خود می‌گذارد. این نرم‌افزار به‌صورت خاص برای سازمان‌های مارکتینگ و تیم‌های فروش، کاربردی است. در صورتی که تصمیم دارید این نرم‌افزار را برگزینید، بهتر است از مهم‌ترین مزایا و معایب آن نیز مطلع شوید.
مزیت‌های نرم‌افزار Click Up
- رایگان برای افراد مستقل
- امکان مدیریت ساده برای پروژه‌های پیچیده و سخت
- ارائه قالب‌های از پیش آماده شده
- امکانات خودکار متنوع
معایب نرم‌افزار Click Up
- گران‌بودن امکانات سطح بالا برای سازمان‌های کوچک و متوسط
- پیچیدگی ردیابی تاریخ اجرای کارها
- رابط کاربری سخت برای کاربران تازه‌کار
Trello
این نرم‌افزار مبتنی بر وب، امکان مدیریت انواع پروژه‌های بزرگ و کوچک را در اختیار کاربران خود می‌گذارد. تسک‌ها در جدول‌های مجزایی قابل مشاهده هستند و هر کاربر می‌تواند تعداد کارهای متعلق به خود را به‌راحتی در لیست‌های موجود ببیند. مدیران می‌توانند همه کارها را در چندین لیست مستقل، تقسیم‌بندی کنند و اعضای تیم می‌توانند کارهای انجام شده، در حال اجرا یا باقیمانده را به‌راحتی رهگیری نمایند.
مزایای نرم‌افزار Trello
- رابط کاربری سریع، آسان و قابل درک
- قیمت‌گذاری منطقی نسبت به قابلیت‌های موجود
- به‌روز رسانی لحظه‌ای با توجه به تغییرات انجام شده توسط دیگر اعضای تیم
- استفاده از سیستم Kanban برای تهیه لیست‌ها، کارت‌ها و مدیریت جداول
معایب نرم‌افزار Trello
- دسترسی سخت‌تر به داده‌ها
- محدودیت آپلود پیوست‌ها تا 250 مگابایت
- عدم امکان ویرایش کامنت‌ها
Wrike
این نرم‌افزار یکی از بهترین و منعطف‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که می‌توان برای مدیریت انواع پروژه‌ها و با هر تعداد نیرو، از آن استفاده کرد. برای تیم‌های محدود و کوچک، Wrike امکانات رایگان و متنوعی ارائه می‌دهد که قابلیت‌های فوق‌العاده‌ای دارد. برخی از امکانات این نرم‌افزار شامل ارائه انواع لیست‌ها، ارائه مجوز دسترسی، امکان مدیریت منابع و بودجه‌بندی بخش‌های مختلف پروژه است.
مزایای نرم‌افزار Wrike
- انواع امکانات و قابلیت‌های متنوع برای شخصی‌سازی محیط نرم‌افزار با توجه به نوع پروژه
- ارائه روش‌های متنوع برای بازبینی داده‌های موجود
- رایگان برای استفاده محدود
- داشتن چندین برنامه فروش با توجه به نوع سازمان و ابعاد آن
معایب نرم‌افزار Wrike
- سیستم ثبت نظرات نسبتا قدیمی
- بدون دسترسی آفلاین
- عدم وجود برخی قابلیت‌های ضروری در نسخه رایگان
در جدول زیر، می‌توانید مقایسه نرم افزارهای کنترل پروژه خارجی را با یکدیگر ببینید:
| قابلیت‌ها | Click Up | Trello | Wrike |
| جدول‌های کانبان | | | |
| محیط کار با قابلیت‌های چندگانه | | | |
| فضای ذخیره‌سازی نامحدود | | | |
| API | | | |
| دسترسی راحت به داده‌ها | | | |
| امکان ویرایش کامنت‌ها | | | |
انواع نرمافزارهای مدیریت پروژه ایرانی
علاوه بر نرمافزارهای بین‌المللی و خارجی، انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه فارسی هم وجود دارند که در ادامه، برخی از آن‌ها را با هم مرور خواهیم کرد.
آرسس
برای افرادی که ترجیح می‌دهند پروژه‌های خود را با نرمافزارهای ایرانی و فارسی مدیریت کنند، نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی آرسس یکی از بهترین و قدرتمندترین گزینه‌ها است. این نرم‌افزار با داشتن 4 مشخصه اصلی یعنی امکان مدیریت پروژه پیشرفته، مدیریت منابع نرم‌افزار، کنترل پروژه و مدیریت بودجه، یک نرم‌افزار کارآمد، قابل اعتماد و محبوب در میان مدیران ایرانی است.
مزایای نرم‌افزار آرسس
- امنیت بالای اطلاعات
- قابلیت ساخت تمپلت
- دارای نمودارهای گانت
- ردیابی لحظه‌ای و دقیق فرآیند اجرای پروژه
معایب نرم‌افزار آرسس
- عدم امکان چت خصوصی در محیط نرم‌افزار
- غیر قابل سینک با گوگل
- عدم امکان افزودن اکستنشن‌ها
هدف سنج
دیگر نرم افزار مدیریت پروژه فارسی که امکانات و قابلیت‌های متنوعی در اختیار کاربران می‌گذارد، نرم‌افزار هدف سنج است. همان‌طور که از اسم این نرم‌افزار قابل تشخیص است، این نرم‌افزار با تمرکز بر اهداف کوچک و بزرگ سازمانی، ساخته شده است. در هدف سنج مدیران می‌توانند اهداف و خروجی‌های کلیدی را تعیین کرده و سپس بر اساس همان اهداف، وظایف مختلفی تعریف کنند و آن وظایف را به اعضای تیم تخصیص دهند.
مزایای نرم‌افزار هدف سنج
- تعریفKPI مرتبط با سازمان خود و بررسی میزان پیشرفت آن
- تعیین اهداف کلیدی و نتایج مد نظر بر اساس آن اهداف
- تقویم شمسی و برنامهریزی بر اساس آن
همتیک
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی همتیک، مدیران می‌توانند علاوه بر استفاده از تمام قابلیت‌های معمول در انواع نرمافزارهای مدیریتی، از دیگر امکانات جذاب و متنوع این نرم‌افزار مثل شبکه اجتماعی سازمان خود یا ثبت قرارهای ملاقات هم استفاده کنند. امکان تعیین ناظر بر اجرای فعالیت افراد تیم، یکی دیگر از امکانات جذاب نرم‌افزار همتیک است.
مزایای نرم‌افزار همتیک
- امکان مدیریت هزینه، زمان، مستندات و فایل‌ها
- ارائه انواع گزارش‌های مرتبط با میزان پیشرفت پروژه
- ارزیابی و پیگیری عملکرد کارکنان
- مدیریت ارتباطات منابع انسانی پروژه
در جدول زیر، می‌توانید نیم‌نگاهی به مقایسه نرمافزارهای کنترل پروژه ایرانی داشته باشید:
| قابلیت‌ها | آرسس | هدف سنج | همتیک |
| امنیت بالا | | | |
| تعریف KPI اختصاصی | | | |
| دارای تقویم شمسی | | | |
| دارای گانت چارت پروژه | | | |
| مدیریت حضور و غیاب | | | |
| سطح‌بندی دسترسی افراد | | | |
جمع‌بندی نهایی
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین از نظر شما کدام است؟ شما از نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی استفاده می‌کنید یا نسخه‌های بین‌المللی را ترجیح می‌دهید؟
انواع نرم افزار مدیریت پروژه با ارائه انواع قابلیت‌ها، می‌توانند فرآیند برنامهریزی، تخصیص منابع، اجرا و در نهایت تحویل پروژه‌ها را تسهیل کنند. در حال حاضر ده‌ها مدل از انواع نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی یا بین‌المللی وجود دارند و شما به‌راحتی می‌توانید با توجه به مزایا، معایب و قابلیت‌های ارائه شده توسط هر کدام، یکی از آن‌ها را برای مدیریت پروژه‌های کسب‌وکار خود، انتخاب کنید.
