یکی از بزرگترین مشکلات کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ مدیریت بخش‌های مختلف آن است. به‌ویژه هر چه اندازه‌ی سازمان یا شرکت شما بزرگتر شود، بخش‌های متعددی به آن‌ها افزوده می‌شود و بازبینی و نظارت بر آن‌ها را بسیار دشوار می‌کند. از این رو عموما کسب‌وکارها از نرم افزارهای مختلف کمک می‌گیرند تا ارتباط با بخش‌های مختلف را ساده‌تر کنند و تجارت خود را بهتر پیش ببرند. اما گاهی یافتن نرم افزارهای مناسب مطابق با نیازهای منحصر به‌فرد سازمانی سخت است. در چنین موقعیتی سیستم ERP به کار می‌آید. اما سیستم ERP چیست ؟ در ادامه همراه ما باشید تا بگوییم سیستم ERP چیست و مفهوم، مزایا، ویژگی‌ها و مشکلات سیستم ERP را توضیح دهیم.
سیستم ERP چیست؟
واژه ERP خلاصه شده عبارت Enterprise resource planning یا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان‌ها است. شرکت‌ها از روند ERP برای مدیریت و هماهنگی بخش‌های مهم کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند.
به‌همین علت نرم افزارهای ERP برای شرکت‌ها بسیار مهم هستند، زیرا به آن‌ها کمک می‌کنند تا تمام فرآیندهای ضروری شرکت را با تنها یک سیستم به انجام برسانند. اما عملکرد این سیستم نرم افزاری تنها به برنامه‌ریزی محدود نمی‌شود.
علاوه بر آن می‌تواند بخش‌های مختلف مدیریت موجودی، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و غیره را خودکارسازی کند. اگر بخواهیم به زبان ساده بگوییم که سیستم ERP چیست، ERP مانند شبکه‌ای است که سیستم‌های کامپیوتری سازمان‌های بزرگ را به یکدیگر متصل می‌کند.
ضرورت استفاده از سیستم ERP چیست؟
سیستم ERP چیست و ضرورت استفاده از آن کدام است؟ تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها برای هر بخش خود سیستم مجزایی دارند. بدون ERP آن‌ها باید سیستم هر بخش را جداگانه و برای اهداف ویژه آن بخش بهینه‌سازی کرده و وظایف هر سیستم را به‌صورت مجزا تعریف کنند.
اما نرم افزار ERP تمام سیستم‌ها را به یکدیگر متصل می‌کند و از این رو میتوانید با یک اپلیکیشن به تمام آن‌ها دسترسی داشته باشید. به علاوه نرم افزارهای ERP به بخش‌های مختلف شرکت شما اجازه می‌دهند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات ضروری را به اشتراک بگذارند.
بنابراین این سیستم می‌تواند فرآیندهای شرکتی را ساده‌سازی کند و سرعت عملکرد آن‌ها را افزایش دهد. در نتیجه بازدهی عمومی کارها را به مقدار قابل توجهی افزایش می‌دهد.
مزایای استفاده از سیستم ERP چیست؟
کسب‌وکارها به دلایل مختلفی از جمله کاهش هزینه‌ها، گسترش تجارت و بهبود عملکرد از ERP استفاده می‌کنند. بنابراین مزایای استفاده از این سیستم متناسب با نوع و هدف استفاده از آن متفاوت خواهد بود. اما مزایای عمومی آن برای کسب‌وکارها، و این‌که درواقع سیستم ERP چیست؟ فارغ از نوع عملکرد آن‌ها به شرح زیر است:
- هماهنگ‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری دقت کار را افزایش می‌دهد و بازدهی را ارتقا می‌بخشد.
- ERP می‌تواند فرآیندها را یکپارچه‌سازی کند که به کسب‌وکارها در رسیدن به نتایج بهتر و سریع‌تر کمک می‌کند.
- آمار لحظه به لحظه‌ی داده‌ها در این سیستم منبع، در طرح‌ریزی برنامه‌های حال و آینده به شرکت‌ها کمک می‌کند.
- امکان دسترسی فوری و لحظه‌ای به اطلاعات در مورد مشتری‌ها، فروشنده‌ها، همکارها، و موارد مهم دیگر، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا رضایت مشتری را افزایش دهند و با بهبود عملکرد، هزینه‌های کمتری را به بخش مرتبط با مشتری اختصاص دهند.
- به اشتراک‌گذاری اطلاعات در این سیستم به مدیران و کارمندان اجازه می‌دهد تا روند پیشروی هر تیم را دنبال کنند و میزان عملکرد آن‌ها را مطابق اهداف کسب‌وکارشان، تحت نظر داشته باشند.
با توجه به این توضیح‌ها مزایا اصلی سیستم ERP عبارت هستند از:
- بهبود عملکرد
- افزایش سودآوری
- افزایش عمق اطلاعات
- تسریع گزارش‌دهی
- ریسک کمتر در کار
- محیط کار ساده‌تر
ویژگی‌های سیستم ERP چیست؟
تمام سیستم‌های مدرن ERP ویژگی‌های مشترک بسیاری دارند تا مطابق هر صنعت، عملکرد بهینه‌ای را داشته باشند. اما در مجموع ویژگی‌های آن‌ها بر اساس ماژول‌هایی که ارائه می‌دهند متفاوت خواهد شد؛ تا برای بعضی از تجارت‌ها بهتر عمل کنند.
به‌صورت عمومی تمام شرکت‌های ارائه دهنده ERP باید ویژگی‌های زیر را در محصول خود داشته باشند:
- پایگاه داده مشترک
- ابزارهای داخلی برای تجزیه و تحلیل
- نمودارها و ابزارهای تجسم داده
- قابلیت خودکارسازی
- UI و UX ثابت
- قابلیت یکپارچه‌سازی
- پشتیبانی از فناوری‌های جدید مانند هوش مصنوعی
- پلتفرم فناوری
- پشتیبانی چند ملیتی (پشتیبانی از زبان، واحد پول، قوانین و… ملیت‌های مختلف)
کاربردهای سیستم ERP چیست؟
کسب‌وکارها در هر صنعتی که فعالیت می‌کنند می‌توانند از این سیستم بهره ببرند. از آن‌جایی که ERP یک سیستم جامع برای برنامه‌ریزی است، هر صنعت یا تجارت ممکن است برای اهداف ویژه‌ای از آن استفاده کند.
به‌عنوان مثال برای عمده‌فروشان، صادرکنندگان و شرکت‌های حمل و نقل کالا، ارسال به‌موقع خدمات یا کالاها از اهمیت بسیاری برخوردار است. بیشتر این تجارت‌ها می‌خواهند هزینه‌های جانبی را کاهش دهند و در عوض بازدهی فروش را بیشتر کنند.
برای رسیدن به این هدف، آن‌ها نیاز دارند تا مدیریت موجودی، خرید، عملکرد لجستیک و سایر فرآیندهای خودکار را با یکدیگر هماهنگ کنند. ERP برای دستیابی به این اهداف به آن‌ها کمک خواهد کرد.
از طرفی دیگر، شرکت‌های خدماتی مانند حسابداری، مالیات، مهندسی، فناوری اطلاعات، شرکت‌های خدمات حقوقی و سایر شرکت‌های خدمات حرفه‌ای به فناوری موبایل ERP نیاز بیشتری دارند.
زیرا آن‌ها باید همیشه طبق برنامه پیش بروند و در عین حال سودآوری پروژه، میزان استفاده از منابع، میزان درآمد خالص و فرصت‌های جدید برای رشد را تحت نظر داشته باشند.
بنابراین، این فناوری به آن‌ها اجازه می‌دهد علاوه بر تحویل به موقع خدمات، سلامت مالی کسب‌وکار را مدیریت کنند.
مشکلات پیاده سازی سیستم ERP چیست؟
یکی از بزرگترین مشکلات سیستم ERP پیاده‌سازی آن است. زیرا این سیستم به تمام بخش‌های حیاتی سازمان وصل می‌شود و آن‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بنابراین پیاده‌سازی آن در ابتدا چالش‌های بسیاری را به همراه خواهد داشت.
به‌عنوان مثال یکی از اولین چالش‌های پیاده‌سازی ERP و مشکلات سیستم ERP، ایجاد تعادل میان آدم‌ها و فناوری‌ها است. ممکن است کارمندان نسبت به تغییر و کار با فناوری جدید مقاومت نشان دهند یا کمبود اطلاعات مشکلات فنی را به‌وجود آورد.
در ادامه بعضی از رایج‌ترین مشکلات سیستم ERP هنگام پیاده‌سازی را بررسی می‌کنیم.
1. انتخاب فروشنده ERP
در بازار هزاران هزار نرم افزار ERP وجود دارد که تمام فروشندگان آن‌ها ادعا می‌کنند که بهترین خدمات را ارائه می‌دهند. اما انتخاب بهترین نرم افزار ERP لزوما نیازهای کسب‌وکار شما را برطرف نخواهد کرد.
از طرفی رقابت شدید در این بازار انتخاب فروشنده مناسب را بسیار دشوار کرده است. اما حال که می‌دانید سیستم ERP چیست و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، بهتر میتوانید تصمیم بگیرید. در مجموع به‌خوبی تحقیق کنید و نظر سایر مشتریان را که در صنعت‌های مشابه شما فعالیت دارند، جویا شوید تا از مشکلات سیستم ERP باخبر باشید.
2. تعهد پذیری مدیران ارشد
مدیران ارشد سازمان‌ها در پیاده‌سازی ERP نقش اساسی دارند و می‌توانند موفقیت پروژه را تضمین کنند. اگر مدیران کم توجهی کنند یا اجرای پروژه را به تاخیر اندازند، پیاده‌سازی آن با مشکل مواجه خواهد شد. بنابراین یکی از مهم‌ترین بخش‌های پیاده‌سازی ERP مدیریت صحیح آن است.
3. آموزش صحیح و کافی
یکی دیگر از مشکلات سیستم ERP آموزش آن است. اگر به کارمندان به‌درستی آموزش داده نشود، آن‌ها در هنگام کار با سیستم با مشکل مواجه خواهند شد و در نتیجه بازدهی آن کاهش پیدا می‌کند. بنابراین وجود تیمی کاربلد که بتوانند تمام اعضای سازمان را با محیط و کارکرد نرم افزار آشنا کنند، ضروری است و باعث کم شدن مشکلات سیستم ERP می‌شود.
4. زمان پیاده‌سازی
اگرچه بسیاری از کسب‌وکارها می‌دانند سیستم ERP چیست؛ اما ماهیت حقیقی آن را درک نمی‌کنند و نمی‌دانند مشکلات سیستم ERP چیست. از این رو تصور می‌کنند با یک کلیک نرم افزار اجرا می‌شود و قابل استفاده است. اما روند پیاده‌سازی ERP زمان‌بر خواهد بود. زیرا این نرم افزار باید مطابق نیازهای هر کسب‌وکار مرحله به مرحله تنظیم و بهینه‌سازی شود.
5. هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری
یکی دیگر از مشکلات سیستم ERP هزینه‌های مرتبط با اجرا و پیاده‌سازی آن است. برخلاف تصور هزینه پیاده‌سازی ERP از هزینه ابتدایی آن بیشتر خواهد بود. هر چه هزینه سفارشی‌سازی بیشتر باشد، هزینه پیاده‌سازی آن نیز افزایش خواهد یافت.
بنابراین پیش از تصمیم‌گیری بهتر است برآوردی از هزینه‌های آن داشته باشید. علاوه بر این پس از پیاده‌سازی هزینه‌های آن به پایان نخواهد رسید. چون باید برای ادامه کار با سیستم هزینه‌های دوره‌ای را برای مدیریت، منابع انسانی و زیرساخت‌های سخت افزاری و نرم افزاری آن بپردازید.
سخن نهایی
به کمک نکات بالا متوجه شدید کاربردها و مشکلات سیستم ERP چیست و اکنون بهتر میتوانید برای کارهای ضروری کسب‌وکار خود برنامه‌ریزی کنید. بدون این سیستم عملکرد شرکت‌ها و سازمان‌ها مختل نمی‌شود، اما بازدهی آن‌ها به‌شدت افت خواهد کرد. علاوه بر این مدیریت هر بخش به‌صورت جداگانه سختی، زمان و هزینه‌های بسیاری را به همراه خواهد داشت. بنابراین نرم افزارهای ERP با بهبود بخشیدن به جریان مدیریت و ارتباط میان بخش‌های مختلف سازمان‌ها، به پیشرفت آن‌ها کمک بسیاری می‌کنند. در مورد این موضوع و موضوعات بیشتر میتوانید به اپیزود پنجم از فصل اول تاک شد مراجعه کنید.
